Sous la responsabilité de la Direction des Activités, vous jouez un rôle clé dans la coordination des activités de la Direction, l'organisation d'événements et le maintien de la communication interne et externe. Ce poste implique une grande variété de tâches administratives, organisationnelles et nécessite une interaction proactive avec de multiples parties prenantes, tant en interne qu'en externe.

Missions principales :

• Accueillir téléphoniquement et physiquement les interlocuteurs avec professionnalisme et courtoisie.
• Organiser l'agenda de la Direction, coordonner les rendez-vous, les déplacements professionnels et les réunions.
• Assister la Direction dans ses missions métier sur demande, en apportant un soutien administratif spécifique.
• Appliquer les procédures de "Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement" en vigueur au sein de l'entreprise et promouvoir une démarche d'amélioration continue.
• Gérer les notes de frais avec rigueur et précision.
• Planifier et organiser les réunions, établir l'ordre du jour, réserver les salles et rédiger les comptes rendus.
• Rédiger des rapports et des comptes rendus en garantissant la qualité et la précision des informations diffusées.
• Instruire les dossiers pour le compte de la Direction, permettant une préparation efficace à la prise de décision.
• Organiser des événements pour les clients, partenaires et personnel, en contribuant à l'image de l'entreprise.
• Suivre les réclamations et les résiliations clients, veillant à résoudre les problèmes dans les meilleurs délais.
• Réaliser des travaux administratifs et de secrétariat pour soutenir l'activité de l'entité.
• Participer à la gestion des opérations de marketing, de communication, commerciales et techniques, et assurer le reporting sur certains indicateurs.
• Émettre les demandes d'achat en respectant les directives internes et les procédures d'utilisation des systèmes de gestion.
• Gérer et suivre les délégations de pouvoirs, en veillant à ce que les responsabilités soient clairement définies et respectées.

Missions spécifiques :

• Organisation des réunions stratégiques telles que la revue d'opportunités, Go-NoGo, et le bouclage des documents autorisés à la signature.
• Coordination avec les différentes divisions de DAGA et les assistants/assistantes, ainsi que la gestion des demandes provenant du siège.
• Gestion des interfaces avec d'autres directions, le CSE (Comité Social et Économique) et les activités liées à la communication interne.

*Nous valorisons la diversité et encourageons les candidats de tous horizons, y compris les personnes en situation de handicap, à postuler pour enrichir notre entreprise de leur perspective unique.

Vous rejoindrez SPIE ICS au sein d’un périmètre certifié ISO 27001, ce qui vous conférera des responsabilités en matière de sécurité de l’information.

Qualités requises

• Excellent savoir-faire en gestion administrative et secrétariat
• Maîtrise des outils bureautiques
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Organisation, pro activité, sens de la discrétion et de la confidentialité
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précisio
• Fort dynamisme
• BAC+2 à Bac+3 avec minimum 5 années d’expérienc
• La maitrise de l'anglais est un plus

Le suivi :
Votre manager vous accompagnera au quotidien. En parallèle, la Direction des Ressources Humaines et l’équipe recrutement vont assurer votre bonne intégration au sein de nos équipes, en anticipant vos premiers pas chez SPIE ICS.

Ce programme d’on-boarding se fait sur site et au travers d’un parcours digitalisé avec des étapes clé, des points d’échanges et des moments de convivialité au sein des équipes.

L’évolution :
L’implication, le sérieux et le dynamisme dont vous ferez preuve permettront à votre manager, ainsi qu’au service RH, de vous proposer différentes évolutions tout au long de votre carrière.

SPIE ICS promeut la mobilité interne au sein de la filiale et du Groupe (horizontale, verticale, géographique).