Informations générales
Entité
SPIE est le leader européen indépendant des services multi-techniques dans les domaines de l'énergie et des communications. Nos 48 000 collaborateurs sont engagés pour réussir avec nos clients la transition énergétique et la transformation numérique.
SPIE a réalisé, en 2022, un chiffre d'affaires consolidé de 8,1 milliards d'euros et un EBITA consolidé de 511 millions d'euros.
Référence
2024-33718
Description du poste
Intitulé de la fonction / poste
Assistante de Direction Juridique et Assurances H/F
Type de contrat
Durée indéterminée
Nature de contrat
Temps plein
Statut
Employé / Technicien / Agent de Maîtrise / Maîtrisé (CH)
Votre mission
Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)….
- Gestion des agendas
- Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d’administration
- Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)
- Suivi des abonnements de la DJA
- Réception de courriers/dépôts d’actes d’huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d’un tableau excel).
Missions plus particulières :
Budget :
- Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
- Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
- Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)
Gouvernance :
- Co-administrateur de l’outil documentaire du Conseil d’administration : Diligent
- Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
- Convocations des membres des Conseils d’administration,
- Registre de présence
- Suivi des traductions des PV des Conseils d’administration
- Transcription des PV Boards et AG sur les registres (dématérialisés depuis cette année dans PF registres)
- Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
- Gestion des notes de frais des administrateurs
Liste des initiés du Groupe :
- Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
- Suivi des courriers d’entrées/sorties
Votre profil
Esprit d’initiative
Discrétion
Organisation et rigueur
Réactivité et autonomie
Aisance relationnelle
Esprit d’équipe
Capacités rédactionnelles
Disponibilité
Capacité à travailler dans des délais contraints
Expérience de 10 ans et plus dans un poste similaire pour une direction fonctionelle type finance juridique ...
Localisation du poste
Localisation du poste
Europe, France
Lieu de travail
cergy
Travailler chez Spie
Pourquoi nous rejoindre ?
Les avantages SPIE :
- Mutuelle et Couverture Familiale
- Congé d'Ancienneté
- Actionnariat salarié Share for You
- Participation/intéressement
- Restaurant d'Entreprise
- RTT (Réduction du Temps de Travail)
- Télétravail : 2 jours par semaine
- Prime vacances
Critères candidat
Expérience minimum
10 ans ou plus
Langue(s) de travail
- Français (E-Bilingue ou Langue Maternelle)
- Anglais (D-Maitrise professionnelle complète)
- Allemand (C-Maitrise professionnelle usuelle)
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