 Groendreef 37, 9880 Aalter, België |
 Onbepaalde duur |
WIE is spie Belgium ?
SPIE Belgium helpt haar klanten enerzijds bij het ontwerp en de bouw van hun technische uitrusting en anderzijds bij de exploitatie en het onderhoud van hun installaties.
Jouw SPIEcialisatie als Operational Assistant
Als Operational Assistant ben jij het administratieve aanspreekpunt van onze afdeling Elektriciteit & Instrumentatie binnen SPIE Industry West, vestiging Aalter. Je ondersteunt zowel het projectteam als de operationele medewerkers en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Ondersteuning van de operationele afdeling:
- Opstellen van prekwalificatiedossiers en beantwoorden van RFI’s (Request for Information)
- Opladen van offertes en ophalen van RFQ’s (Request for Quotation) via diverse platforms
- Administratieve ondersteuning bij de projectdossiers: aanmaken in Sharepoint, opvolgen van handtekeningen, verzenden van offertes, verwerken van offerte- en projectgegevens in Salesforce, aanmaken van klantgegevens in het eigen ERP-systeem,…
- Assistentie bij de personeelsplanning van het intern en extern personeel
- Opstellen van commerciële referentiefiches
- Ondersteuning van extern personeel:
- Communicatie met onderaannemers over de operationele planning en personeelsbehoeften
- Opvolging van A1-, Limosa-documenten en Checkin@Work.
- Beheer van onderaannemingscontracten in samenwerking met de projectverantwoordelijken en dienst aankoop
- Ondersteuning van intern personeel:
- Opvolging van certificaten voor technische en veiligheidsopleidingen (zoals BA4/BA5) en deze opladen in diverse klantenportalen
- Beheer en opvolging van wettelijke vereisten en documenten (zoals Checkin@Work, detachering, …)
- Controleren van tijds- en afwezigheidsregistraties van het intern personeel
- Communicatie naar het intern personeel over de wekelijkse operationele planning
- Halfjaarlijkse coördinatie van de bandenwissel voor SPIE- utilitaire voertuigen
WAT MAAKT JOU ZO SPIEcialist ?
- Je beschikt over een bachelordiploma Office Management/ Meertalige bedrijfsorganisatie of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt een eerste werkervaring opgebouwd in een gelijkaardige ondersteunende functie, bij voorkeur bij industriële klanten.
- Je bent vlot met MS Office en leert vlot nieuwe IT-systemen aan.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.
- Je werkt proactief, nauwkeurig, zelfstandig en bent communicatief sterk.
Waarom SPIEcialist worden ?
- Duurzaamheid is onze SPIEcialiteit
Via energiezuinige en milieuvriendelijke installaties maken onze SPIEcialisten de wereld elke dag een beetje groener. - SPIEcialisten in gezelligheid
Zin om aan de slag te gaan in een groot bedrijf dat aanvoelt als een familie? Wij zijn gespecialiseerd in sfeer maken. - Gelukkige SPIEcialisten, voor minder gaan we niet
Hoe je een SPIEcialist kan herkennen? Aan zijn brede glimlach, natuurlijk!
Wens jij ook aan uitdagende projecten te werken in een gezellige sfeer ? Word dan SPIEcialist !
HOe SPIEcialist worden ?
ONZE VERSCHILLEN VERENIGEN :
SPIE engageert zich voor het promoten van de diversiteit en wil gelijke kansen, behandeling en toegang tot onze selectieprocedures waarborgen. We moedigen alle mensen aan om te solliciteren op onze jobaanbiedingen, ongeacht hun afkomst, huidskleur, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, filosofische overtuiging en handicap.
Gelieve er rekening mee te houden dat geen enkele kandidatuur van een extern consultancy bureau zal worden aanvaard als het bureau niet uitdrukkelijk door SPIE Belgium voor deze opdracht is gemandateerd.
Meinen Bewerberbereich anlegen
